De acuerdo con el artículo 57 numeral 7 ¹ y el artículo 264 ² del Código Sustantivo del Trabajo, es claro que para las empresas existe una obligación especial de conservar en sus archivos la información de los trabajadores. No obstante, en las referidas normas no se determina un tiempo durante el cual dicha información laboral deba ser conservada. 

La discusión sobre este asunto en un principio no fue pacífica, se presentaron varias posturas con formas diferentes de resolver el tema. Así, unos se remitían a los artículos 488 ³ y 489 ⁴ del C.S.T. para decir que los empleadores debían conservar la información por un tiempo aproximado de 6 años, que sería el extremo en el cual prescribirían los derechos laborales y con ello la posibilidad de requerirse la documentación ante un litigio judicial; no obstante, muchos criticaban esta postura por cuanto los derechos pensionales son imprescriptibles y, por ende, en cualquier momento la documentación relacionada con este asunto podría ser requerida al empleador. 

Otros tomaban como referencia lo estipulado en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015 ⁵ donde se dice que los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST deben ser conservados durante 20 años a partir de que cese la relación laboral. Sin embargo, el problema con esta interpretación es que tampoco podía ser utilizada de forma genérica, toda vez que se refiere expresa y enfáticamente a documentos relacionados con el SG-SST, dejando por fuera otra serie de documentos que hacen parte del historial laboral. 

Finalmente, algunos optaron por aplicar una analogía con la ley comercial con base en el artículo 60 del Código de Comercio ⁶ y el artículo 28 de la ley 962 de 2005 ⁷ los cuales indican que la conservación de libros y papeles de comercio debe realizarse cuando menos por un periodo de 10 años. 

De esta manera, es evidente que no había un consenso acerca del tiempo durante el cual el empleador debía almacenar los documentos referidos a la relación laboral con sus trabajadores, por lo que no se sabía específicamente cuándo había o no un incumplimiento de esta obligación. Ahora bien, fueron la Corte Constitucional y la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia quienes en sus pronunciamientos zanjaron esta discusión estableciendo que el deber de conservar la información de la historia laboral es de carácter indefinido. 

La Corte Constitucional en Sentencia T-926 de 2013 ⁸ realizó un primer pronunciamiento sobre el carácter indefinido del deber de conservación de archivos y señaló que la obligación prevista en el artículo 57 numeral 7 del C.S.T. debe entenderse como un derecho del trabajador que no prescribe, es decir, que sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el día en el que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su empleador se la expida. Adicionalmente, estableció que en caso de que la empresa tuviera dificultades para suministrar la información, ya sea porque se extravió o no se tuvo la precaución de guardarla, esta deberá agotar todos los esfuerzos necesarios para obtenerla y, de ser necesario, proceder a reconstruir el expediente laboral del solicitante. 

La anterior posición fue reiterada en Sentencia T-470 de 2019 ⁹ en la que la Corte indicó que si bien en las disposiciones normativas no está determinado un tiempo durante el cual debe ser preservada la información laboral de los empleados, una interpretación coherente con la protección especial del trabajo señalada en el artículo 25 de la Constitución, así como los derechos que se desprenden de la información contenida en los certificados laborales, supone que el deber del empleador es de carácter indefinido. Ello debido a que resulta desproporcionado trasladar al trabajador la omisión del legislador, impidiéndole el disfrute de sus otros derechos fundamentales. 

Por su parte, la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia, de manera reciente, mediante AL1198 de 2022 ¹⁰ recordó la obligación del empleador de conservar de manera indefinida la información laboral de sus trabajadores, asegurando que ella sea veraz, cierta, clara, precisa y completa a fin de que, de un lado, el trabajador pueda reclamar los derechos que le asisten, y, del otro, se protejan en su integridad los demás derechos fundamentales de los que es titular. 

Así las cosas, encontramos que tanto la jurisprudencia constitucional como de la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia dejan resuelta la discusión respecto al tiempo que se deben conservar los documentos que conforman la historia laboral. Aun así, en este punto es importante anotar que al ser este un tema que fue muy discutido y que anteriormente los medios de almacenamiento de la información no eran tan variados como hoy en día, es posible que muchas empresas actualmente tengan dificultades para encontrar la información laboral de extrabajadores antiguos. 

Por lo anterior, es necesario que las empresas y los empleados, de forma conjunta, realicen esfuerzos para reconstruir los expedientes laborales. Asimismo, es imperativo que desde el Ministerio de Trabajo se empiecen a materializar facultades preventivas y de asesoría a las empresas para garantizar que estas cumplan satisfactoriamente con este tipo de obligaciones a su cargo y evitar futuros traumatismos empresariales a causa de las responsabilidades que pueden generarse por el incumplimiento de estos deberes. 

 

¹ ARTICULO 57. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL EMPLEADOR. Son obligaciones especiales del empleador: […] 7. Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración de contrato, una certificación en que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado […].
² ARTICULO 264. ARCHIVOS DE LAS EMPRESAS. 1. Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados […].
³ ARTICULO 488. REGLA GENERAL. Las acciones correspondientes a los derechos regulados en este código prescriben en tres (3) años, que se cuentan desde que la respectiva obligación se haya hecho exigible, salvo en los casos de prescripciones especiales establecidas en el Código Procesal del Trabajo o en el presente estatuto.
⁴ ARTICULO 489. INTERRUPCIÓN DE LA PRESCRIPCIÓN. El simple reclamo escrito del trabajador, recibido por el {empleador}, acerca de un derecho debidamente determinado, interrumpe la prescripción por una sola vez, la cual principia a contarse de nuevo a partir del reclamo y por un lapso igual al señalado para la prescripción correspondiente.
⁵ Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida […]. Los siguientes documentos y registros deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa […].
⁶ ARTÍCULO 60. <CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES – REPRODUCCIÓN EXACTA>. <Ver Notas del Editor> Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante […].
⁷ ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante […].
⁸ Corte Constitucional. Sentencia T-926 de 2013 del 6 de diciembre de 2013. Exp. T-3.981.324.
⁹ Corte Constitucional. Sentencia T-470 de 2019 del 8 de octubre de 2019. Exp. T- 6.593.882.
¹⁰ Corte Suprema de Justicia. Sala de Casación Laboral. AL1198-2022 del 23 de febrero de 2022.

 

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